Документация

Быстрый старт

Для администратора

Календарь и записи

Календарь показывает записи в трёх режимах: день, неделя и месяц. Записи окрашены в цвет мастера и услуги. Создавать, менять и удалять записи могут администратор и модератор.

В записи указываются клиент, услуга, мастер, дата, время, длительность (подставляется из услуги, но её можно изменить для конкретного визита), сумма и заметка. Система не даст создать запись, если мастер в это время занят или не оказывает выбранную услугу.

Статусы записи: «Запланировано» — запись создана; «Подтверждено» — клиент или вы подтвердили визит; «Завершено» — визит состоялся; «Отменено» — запись отменена; «Не пришёл» — клиент не явился. Отдельно отмечается оплата: «Оплачено» или «Не оплачено» — именно она определяет выручку в дашборде и аналитике.

Когда вы переносите или отменяете запись, мастеру уходит push-уведомление (если он его подключил).

Услуги

У каждой услуги есть название, длительность, цена, цвет и список мастеров, которые её оказывают. Неактивная услуга не показывается клиентам. Привязка к мастерам обязательна: услугу без мастеров клиент выбрать не сможет («Нет мастеров для этой услуги»).

Мастера и графики

В карточке мастера — имя, логин и пароль для входа, роль (мастер или модератор), контакты, цвет в календаре и короткое описание «О мастере». Для каждого дня недели задаются рабочие часы или выходной. Свободное время для записи считается по графику мастера, рабочим часам бизнеса и уже занятым слотам.

Сотрудника можно отключить галочкой «Активен»: он исчезнет из календаря и перестанет предлагаться клиентам, а его записи сохранятся. Количество сотрудников ограничено тарифом.

Клиенты: импорт и экспорт

В разделе «Клиенты» — поиск по имени, телефону и email, карточка с днём рождения и заметкой.

Импорт. Кнопка «Импорт из файла» принимает .csv, .xlsx и .xls, до 5000 строк за раз. Колонки распознаются по названиям: «Имя» или «ФИО», «Телефон», «Email» или «Почта», «Дата рождения», «Заметка» или «Комментарий». Дубли и строки без имени пропускаются, по итогам вы увидите, сколько клиентов добавлено и сколько пропущено.

Экспорт. Всю базу можно выгрузить в CSV — файл открывается в Excel.

Настройки

Рабочие часы — начало и конец дня, а также шаг сетки в минутах. Выходные — дни недели, когда бизнес не работает и запись закрыта. Часовой пояс — по нему считаются время записей и напоминания. Отмена записи клиентом — за сколько часов до визита клиент ещё может отменить запись сам (по умолчанию 24 часа); позже он сможет только позвонить вам.

Название бизнеса и сфера тоже меняются здесь. На тарифе с white-label доступен свой цвет оформления.

Напоминания клиентам

В «Настройках» есть два независимых напоминания. По умолчанию первое уходит за 24 часа до записи, второе — за 2 часа; включить или выключить каждое и изменить время можно самостоятельно.

Письмо отправляется, если у клиента указан email. Если у клиента есть свой аккаунт, в письме появляется ссылка «подтвердить или отменить запись». Push получают клиенты, которые его подключили (при условии, что он есть на вашем тарифе). Напоминания получают записи со статусом «Запланировано» и «Подтверждено».

Для мастера

Мастер входит в кабинет по логину и паролю, которые ему выдал администратор. Пароль можно сменить в разделе «Профиль → Безопасность».

Мои записи

В календаре и на дашборде мастер видит только свои записи и свои показатели: выручку, загрузку, новых клиентов и услуги. Чужие записи и общая лента активности ему недоступны. Создавать и менять записи мастер не может — это делает администратор или модератор.

Мой график

Свои рабочие часы и выходные мастер видит и меняет на странице «Настройки» («Мой график»). Время, которое клиенты видят при записи, определяется этим графиком.

Push-уведомления

Чтобы узнавать о переносах и отменах записей сразу, включите push в «Профиль → Уведомления». Как это сделать и что нужно на iPhone — в разделе «Установка на телефон и push».

Для клиента

Клиенту не нужно ничего устанавливать: достаточно открыть адрес кабинета бизнеса (например, ваш-бизнес.illuxis.ru) и зарегистрироваться. В меню у клиента три раздела: «Мои записи», «Записаться» и «Профиль».

Как записаться

1. Откройте «Записаться» и выберите услугу.
2. Выберите мастера из тех, кто её оказывает.
3. Выберите дату и свободное время.
4. Подтвердите запись — она появится в «Моих записях».

Подтвердить или отменить запись

В «Моих записях» вверху показана ближайшая запись, ниже — вкладки «Предстоящие», «Прошедшие» и «Отменённые». Запись со статусом «Запланировано» можно подтвердить кнопкой «Подтвердить». Отменить запись можно кнопкой «Отменить», пока до визита остаётся больше времени, чем разрешил бизнес (например, 24 часа). Если срок прошёл, кнопки отмены не будет — свяжитесь с бизнесом напрямую.

Если в письме-напоминании есть ссылка «Открыть запись», по ней можно попасть сразу на нужную запись без ввода пароля.

Профиль

В профиле клиент меняет имя, телефон, email, дату рождения и аватар, меняет пароль, включает push-уведомления и выбирает тёмную или светлую тему. Укажите email, чтобы получать напоминания о записях.

Аналитика и дашборд

Дашборд — это сводка на главной странице кабинета за выбранный период: сегодня, неделя, месяц или прошлый месяц. Аналитика глубже: произвольные периоды, сравнение с предыдущим, графики и экспорт в CSV. Аналитика открывается администратору и модератору и зависит от тарифа.

Что означает каждая метрика

Выручка за период — сумма записей со статусом оплаты «Оплачено». Отменённые записи и неявки не считаются. Поэтому не забывайте отмечать оплату в записи.

Ожидается — сумма неоплаченных записей, которые ещё впереди: со статусом «Запланировано» или «Подтверждено».

Записей — количество записей за период с разбивкой по статусам: завершено, отменено, неявки.

Загрузка — какую долю рабочего времени заняли записи (отменённые и неявки не считаются). Считается от рабочих часов бизнеса по всем активным мастерам, выходные дни в расчёт не входят.

Когда вы загружены — тепловая карта по дням недели и часам: чем ярче ячейка, тем больше записей приходится на это время. Помогает найти «окна» и часы пик.

Средний чек (в аналитике) — выручка, делённая на количество оплаченных записей. Новые клиенты — сколько новых клиентов появилось за период.

Топ мастеров и топ услуг — рейтинг по выручке за период. Динамика выручки — график по дням. Статусы записей — распределение записей по статусам.

Тренд рядом с показателем — изменение относительно предыдущего периода такой же длины: в процентах и в абсолютных значениях.

Роли и доступ

В Illuxis три уровня доступа. Каждый видит в меню только то, что ему нужно, и сервер дополнительно проверяет права при каждом запросе.

Тарифы и оплата

Пробный период

Первые 10 дней после регистрации — бесплатно, без ограничений функций. Остаток дней виден в боковом меню. За 3 дня до конца пробного периода и оплаченной подписки на почту приходит напоминание.

Что даёт тариф

Тариф определяет лимиты: количество сотрудников, доступность push-уведомлений, аналитики (и глубину её истории) и своего цвета оформления. Условия «Старт», «Бизнес» и «Премиум» и актуальные цены показаны в «Профиль → Подписка» — там же можно сравнить тарифы. Переход на другой тариф делается в любой момент.

Свой домен доступен на «Премиуме». Подключение выполняет поддержка — напишите на support@illuxis.ru.

Как оплатить

1. Откройте «Профиль → Подписка».
2. Нажмите «Оформить подписку» (или «Продлить»), выберите тариф и срок.
3. Введите промокод, если он у вас есть — скидка применится к платежу.
4. Оплатите банковской картой через ЮKassa либо с баланса кошелька.

Управлять оплатой может только администратор.

Кошелёк и автопродление

Кошелёк — это внутренний баланс бизнеса. Его можно пополнить картой и оплачивать с него подписку; история пополнений видна в «Профиле». Автопродление сначала списывает стоимость месяца с баланса, а если денег не хватает и в профиле включено автосписание с сохранённой карты — с карты. Если продлить не удалось, администратор получит письмо. Автопродление отключается в любой момент кнопкой «Отключить автопродление».

Что происходит после окончания подписки

Данные не удаляются. Кабинет переходит в режим просмотра: клиенты и история записей доступны, но создание новых записей и клиентов приостанавливается до оплаты. После оплаты всё снова работает как раньше.

Установка на телефон и push

Illuxis можно добавить на домашний экран телефона или в список приложений на компьютере. Сайт будет открываться в отдельном окне со своей иконкой — без адресной строки браузера, как обычное приложение.

Push-уведомления

Push приходят прямо на устройство, даже когда кабинет закрыт: клиентам — напоминания о записи, мастерам — о переносах и отменах. Чтобы включить, откройте «Профиль → Уведомления», нажмите «Push-уведомления» и разрешите показ уведомлений в браузере. Кнопка «Тест» отправит проверочное уведомление, «Отключить» — выключит их на этом устройстве.

Push доступны на тарифах, где они включены (см. «Профиль → Подписка»). На iPhone и iPad уведомления работают, только если Illuxis добавлен на экран «Домой» — сначала установите приложение по инструкции выше.

Безопасность и данные

Отдельное пространство. У каждого бизнеса свой адрес и свои данные. Сотрудники и клиенты одного бизнеса не видят данные другого — принадлежность проверяется при каждом запросе.

Пароли. Пароли не хранятся в открытом виде — только в зашифрованном виде (хеш), увидеть их не может никто, включая нас. Забытый пароль восстанавливается по email.

Защита входа. После нескольких неудачных попыток входа доступ временно блокируется — это защищает от подбора пароля. Все изменяющие действия защищены токеном, который не позволяет отправить их со стороннего сайта.

Платежи. Оплата проходит на стороне ЮKassa. Данные вашей карты в Illuxis не попадают и у нас не хранятся. Оплата засчитывается только после подтверждения от платёжного сервиса.

Журнал действий. Свои последние действия каждый пользователь видит в «Профиль → Активность».

Ваши данные всегда с вами. Базу клиентов можно выгрузить в CSV в любой момент. При окончании подписки данные не удаляются.

Частые вопросы и решение проблем